5 conseils pour faire des meeting efficaces
Mis à jour: Oct. 04, 2018
Réussir à animer un meeting productif, c’est un peu comme piloter un avion. Voici des conseils pour éviter de s’écraser, au décollage ou à l’atterrissage!
Maîtrisez le début et la fin
Réussir à animer une réunion productive, c’est un peu comme piloter un avion. Selon Teri Schwartz, consultant à Denver, le plus important c’est d’établir les objectifs de la réunion dès son ouverture, de ne pas se perdre en route et de conclure avec un plan pour aller de l’avant. Les problèmes surviennent dès qu’on oublie l’un de ces principes. « C’est comme piloter un avion, dit-il, on s’écrase le plus souvent au décollage et à l’atterrissage! »
Désignez un meneur
Depuis plusieurs années, la banque KeyCorp de Cleveland a adopté une nouvelle règle: toujours nommer un meneur de réunion. « La pire erreur, c’est de se lancer dans une réunion sans responsable désigné, commente Charles Hyle, vice-président exécutif et chef de la gestion du risque. La parole va à qui crie le plus fort. »
Soyez réaliste
Soyez réaliste face à ce qui peut être accompli. « Vous ne résoudrez pas le problème de la faim dans le monde en une heure », prévient M. Schwartz. En outre, restreignez le nombre de participants afin de stimuler le débat et non de le noyer. « Quand il y a trop de monde dans la salle, dit M. Hyle, tout le monde se tait. »
Dirigez sans dominer
« Les gens détestent quand ils ne peuvent terminer leur travail parce qu’ils doivent aller assister à une réunion organisée par quelqu’un d’autre. », affirme Michael Feiner, professeur à la Columbia Business School. Encouragez donc les participants, notamment les nouveaux employés, à donner leur avis et à s’impliquer. « Ils ont besoin de ressentir que ce n’est pas la réunion d’un tel ou d’un autre, mais bien « leur » réunion. »
Exposez les règles
Chacun doit savoir qui prend des notes et comment se prennent les décisions. Souvenez-vous que le consensus n’est pas une bonne chose. « Cela signifie qu’il n’y a pas assez de dialogues et de débats, ajoute M. Feiner, alors que c’est le nerf de la guerre de toute entreprise novatrice! » Jon Petz, auteur de Boring Meetings Suck, suggère de déléguer les tâches de suivi dans les 5 à 10 dernières minutes, et de les confirmer plus tard par un courriel à tous afin d’éviter toute confusion.
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