25 conseils pour mieux s’organiser au quotidien
Mis à jour: Jan. 29, 2021
S’organiser au quotidien reste un défi de taille. Mais par une multitude de petits gestes, vous parviendrez à reprendre le contrôle. Tout n’est pas qu’une question de rangement et de planification: c’est aussi un état d’esprit propice à l’équilibre entre le travail et le bien-être. Voici 25 conseils avisés pour une organisation optimale.
Faire des listes réalistes
Au lieu de faire une seule longue liste de tout ce que vous devez faire, divisez vos tâches et vos notes en plusieurs listes («à faire aujourd’hui», «à faire cette semaine», «à acheter», «à déléguer», «à faire ce mois-ci», etc.). Cette division des tâches vous permet de vous sentir moins submergés et de mieux répartir vos actions.
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Classer au fur et à mesure… ou presque
Ne laissez pas les papiers (factures, notes, prescriptions, avis, etc.) trainer un peu partout… du fond de votre sac à main jusque sur le comptoir de la cuisine en passant par votre table de chevet. Classez-les au fur et à mesure. Et si vous ne pouvez pas le faire immédiatement, déposez-les dans un seul endroit (un petit bac). Ainsi, dès que vous avez du temps, vous pouvez y mettre de l’ordre.
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Prioriser avant de vous lancer
Chaque matin, pour être plus efficace, prenez du temps pour visualiser votre journée et priorisez votre travail. Le principe de Pareto tend à le prouver. Selon cet économiste italien, 80% de vos résultats sont obtenus par seulement 20% de votre travail. Il est donc nécessaire de bien enligner vos actions pour éviter de perdre du temps sur des tâches qui ne sont peut-être pas si importantes.
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Savoir qui vous êtes
Êtes-vous un matinal ou un couche-tard? Préférez-vous avoir un agenda papier ou une version électronique? Êtes-vous un visuel ou un auditif? En sachant qui vous êtes, vous savez maximiser vos aptitudes tout en contournant mieux vos points faibles. Lisez des livres et faites un brin d’introspection pour mieux vous définir et ainsi devenir plus efficace. En sachant quand votre énergie est à son comble, vous pouvez mieux planifier votre travail.
Mettre des limites
Il ne sert à rien de vous astreindre pendant des heures sur un dossier ou d’étirer des réunions d’équipe pendant de longues heures. Au-delà d’un certain point, l’efficacité s’étiole, la motivation aussi, de même que la productivité. Votre concentration n’est plus à son top et vous gaspillez votre énergie. La preuve? La loi d’Illich qui dit qu’au-delà d’une certaine limite, l’efficacité diminue à un tel point qu’elle peut devenir négative.
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Dire non
Vous n’avez pas à accepter toutes les invitations et toutes les tâches qu’on veut vous refiler. Si vous trouvez difficile de dire non à un supérieur qui demande votre aide, soyez astucieux. Acceptez, mais demandez à celui qui vous fait une demande de choisir quelles tâches vous pouvez reporter afin de lui apporter votre aide. Vous remettez la décision de son côté et vous ne vous retrouvez pas avec un horaire surchargé.
S’accorder des plaisirs
Non, personne n’est productif à 100% toutes les heures. Ne pas prendre de pauses n’est pas une bonne stratégie. Accordez-vous des moments de plaisir pour permettre à votre cerveau tout aussi bien qu’à votre corps de récupérer. Ce n’est pas simplement important de le faire, mais essentiel. Pour vous habituer, notez ces moments de détente directement dans votre agenda.
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Mettre des échéances
Une autre loi qui prévaut quant à l’organisation du monde du travail est la loi de Parkinson. Selon les travaux de Cyril Northcote Parkinson, celui-ci découvre que les tâches prennent le temps (le délai) qu’on leur accorde. Si on vous donne 3 jours pour boucher un dossier, vous le remettrez au bout de trois jours. Si votre délai avait été une semaine, vous auriez pris une semaine à le faire. Il est donc bon de vous donner des échéances honnêtes pour éviter la surcharge et le stress, mais aussi pour ne pas que le travail s’étire trop.
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Combiner sans exagérer
Souvent, vous perdez beaucoup de temps dans vos déplacements. C’est souvent inévitable… sauf que vous pouvez prendre la bonne habitude de combiner certaines courses. Il est parfois utile d’évaluer si vous êtes vraiment gagnant quand vous faites deux arrêts: vous pouvez peut-être acheter le shampoing dont vous avez besoin à l’épicerie puisque vous devez arrêter prendre du poulet pour le souper au lieu de faire un autre détour par la pharmacie et sauver 0,89$. Votre temps est aussi important.
Calmer votre besoin d’aller sur les médias sociaux
Vous avez l’impression de toujours manquer de temps pour ce qui est important pour vous? Faites un exercice. Réprimez vos envies de vérifier vos nombreux comptes sur les médias sociaux. Enlevez les applications sur votre téléphone pour quelques jours: vous récupèrerez de précieuses minutes. Comme beaucoup de personnes, vous vérifiez votre téléphone des dizaines de fois chaque jour, par coup de 1, 2 ou 5 minutes. Mais tout ce temps mis bout à bout peut devenir des heures et des heures. Choisissez une application comme RealizD qui permet de comptabiliser le temps passé sur votre téléphone. Une bonne façon de prendre conscience de vos habitudes.
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Stopper les distractions
Le multitasking est inefficace. Faire deux choses en même temps ne vous permet pas de gagner du temps: vous en perdez. Quand vous êtes constamment dérangés pendant une tâche, vous prenez plus de temps à la faire. Un principe de la loi de Carlson dit qu’un travail fractionné (ou interrompu) est beaucoup moins efficace que s’il était réalisé en continu. Arrêtez de diluer votre degré d’attention et de concentration, vous en verrez rapidement les bénéfices. Isolez-vous quand vous avez une tâche complexe à faire, fermez votre boîte de courriels, etc.
Communiquer vos besoins et vos attentes
Pour bien s’organiser, il faut d’abord bien communiquer. Assurez-vous de dire clairement vos besoins et vos attentes à vos employés, vos collègues ou les membres de votre famille. Une équipe productive et efficace est composée de membres qui savent ce qu’ils doivent faire et les délais qui leur sont accordés. Si vous êtes clairs, tout roulera plus rondement. N’attendez pas qu’on devine vos besoins; exprimez-vous!
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Rapetisser votre espace
Arrêtez de croire que si vous aviez un bureau plus grand ou une maison plus spacieuse, vous seriez mieux. Vous vous laisseriez trainer encore plus. C’est la loi de Douglas qui explique ce fait. Plus vous avez de l’espace, moins vous faites de rangement et de classement. De fait, plus vous êtes encombrés, plus vous perdez du temps à chercher vos dossiers (vos crayons, votre agrafeuse, votre téléphone, etc.).
Déléguer sans arrière-pensées
Vous n’avez pas à tout faire tout seul. Mais si vous décidez de déléguer, il faut que vous acceptiez de perdre ce contrôle. Il ne sert à rien de déléguer une tâche si vous y pensez encore et si vous vérifiez sans cesse la manière dont l’autre personne l’accomplit. Déléguer, c’est abandonner. Passez le flambeau sur des tâches qui ne génèreront pas de stress supplémentaire chez vous.
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Acheter intelligemment
Devenez un pro des achats pour vous éviter des soucis. D’abord, achetez en ligne. Cela vous évitera les détours et le désagrément des déplacements et des stationnements. Deuxième truc pour mieux acheter: faites des provisions. Pour certains produits, achetez en gros pour faire des réserves. C’est une façon d’adoucir votre quotidien en vous débarrassant de ces achats rapidement.
Colorer votre agenda
Créez un code de couleurs pour votre agenda et votre calendrier familial. Ainsi, vous aurez, en un simple coup d’œil, un aperçu de vos journées. Voilà une technique simple qui allège votre charge mentale. Accrochez votre calendrier dans un endroit stratégique où toute la famille peut le consulter et y ajouter des notes.
Par contre, ne dépensez pas inutilement votre argent avec ces accessoires de rangement que les experts en organisation n’achètent jamais.
Fermer la télé aux heures de pointe
Les matins sont chaotiques chez vous? Fermez les distractions comme la télévision et la radio. Vous récupèrerez toute votre attention (et celles des autres membres de votre famille). Plus encore, vous partirez pour le travail l’esprit plus calme. Souvent, la télé ne vous divertit pas autant qu’elle vous dérange et même mine votre moral. Le son ambiant finit par déranger tout le monde et augmente votre niveau de stress. Qui a besoin de ça?
Déterminer le degré d’urgence et d’importance
Pour mieux s’organiser au quotidien, il faut savoir faire la réelle différence entre «urgent» et «important». Vos journées ne devraient pas être qu’une succession de tâches urgentes, vous devez aussi prendre du temps pour des choses qui sont importantes pour vous (même si elles ne sont pas urgentes). L’équilibre entre les deux est nécessaire. Une tâche peut être «urgente et importante» et une autre «pas urgente, mais importante», mais les deux devront être faites pour que vous vous sentiez bien au terme de votre journée.
Baisser un peu vos attentes
Si vous entretenez constamment de hautes attentes, vous risquez d’être souvent déçus. Du coup, vous vous découragez. Pire parfois, vous déprimez. Essayez de modérer vos attentes. Vous êtes un juge impitoyable envers vous-mêmes. Fractionnez votre but à atteindre en petites étapes et célébrez chaque petite victoire. Essayez de vous féliciter pour ce que vous faites au lieu de ne voir que ce que vous n’avez pas réussi. Soyez satisfaits de vous et de vos efforts. C’est ce qui vous donne la motivation de recommencer le lendemain.
Éviter les sapeurs d’énergie
Vous savez qu’il y a dans votre entourage des personnes qui siphonnent votre énergie ou qui requièrent beaucoup de votre attention. Sachez les éviter quand vous avez besoin de vous concentrer pour effectuer une tâche. À chacun de trouver la solution qui lui convient. Certaines personnes arrivent une heure plus tôt au bureau pour pouvoir travailler sans être dérangées par leurs collègues, d’autres gardent certaines tâches plus complexes pour le télétravail, etc.
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Chercher de l’aide
Il n’y a pas de mal à demander ou à payer pour de l’aide. C’est toutefois plus difficile en temps de pandémie. Toutefois, lorsque le confinement sera terminé, unissez vos forces à celles des autres, en créant un réseau fiable qui allègera votre quotidien. Par exemple, un groupe de parents qui s’occupent de faire le taxi pour les activités parascolaires des enfants. Cuisinez en groupe une fois par mois pour remplir votre congélateur de petits plats pour les soirs pressés. Vous pouvez aussi payer pour certaines tâches que vous n’aimez pas: le ménage, le déneigement, des plats au traiteur, etc.
Ne commettez plus ces erreurs courantes qu’il faut éviter en cuisine.
Prendre l’air
Eh oui, prendre l’air permet de vous aérer les idées et revenir à votre tâche avec l’esprit plus vif. Vous avez peut-être toujours l’habitude de repousser ce moment parce que vous vous croyez trop occupés, mais vous vous tirez dans le pied. Évitez de devenir «trop fatigués» et totalement improductifs. Une marche vous permet de réactiver votre entrain et votre énergie. Prévoyez des alertes sur votre téléphone pour vous accorder, du moins, une petite pause. Faites des étirements pour délier vos muscles. Levez-vous et marchez un peu. Ainsi, vous posez des gestes qui vous assureront de ne pas vous retrouver avec trop de stress accumulé.
Terminer une tâche
S’éparpiller n’est pas une bonne idée. Il vaut mieux terminer une tâche complètement avant d’en commencer une autre. Il est vrai que votre quotidien peut être ponctué d’imprévus. Pour mieux y faire face sans succomber à la panique, prenez l’habitude de ne planifier que sur 50 à 60% de votre temps réellement disponible. Si aucune surprise ne vient bouleverser votre journée, vous saurez quoi faire pour combler ce temps!
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Prévoir vos repas
Si vous prenez l’habitude de prévoir les repas de votre semaine, vous éliminez un stress au quotidien. Les bénéfices sont nombreux: vous ferez les courses en conséquence, vous pourrez déléguer des tâches à d’autres membres de la famille, vous ne succomberez pas à la tentation de commander une pizza au restaurant du coin, vous mangerez probablement plus santé, etc. Essayez aussi d’avoir toujours quelques aliments qui peuvent vous dépanner: poissons surgelés, sauces pour pâtes, filet de porc, etc.
S’inspirer des autres
Ne pensez pas que vous avez la solution parfaite. Gardez votre esprit ouvert aux idées des autres. Lisez des livres ou des articles sur l’organisation, consultez Pinterest pour dénicher des idées pour mieux ranger votre maison ou votre bureau, demandez conseil à vos amis, etc. Vous pourrez vous inspirer de leurs idées. Un bon livre à lire sans tarder: 100 petites astuces pour mieux gérer son temps par Oliver Luke Delorie aux éditions de l’Homme.
Pour votre prochaine réunion virtuelle, prenez connaissance des règles d’étiquette à suivre sur zoom.
