Visioconférence: 14 règles d’étiquette à suivre sur zoom
Mis à jour: Jan. 21, 2021
Sur Zoom ou sur toute autre plateforme de visioconférence, il est important de suivre ces règles d’étiquette. L’une d’entre elles est d’établir un contact visuel: regardez la caméra, pas la personne à qui vous parlez…
Levez la main, ceux qui n’avaient jamais entendu parler de Zoom avant mars 2020. Si c’est votre cas, vous n’êtes pas seul. Avec le confinement imposé par la Covid-19, beaucoup ont dû implanter spontanément une nouvelle dynamique de travail en ligne à partir de la maison. Un logiciel de communication, comme Zoom, alors peu connu, est soudainement devenu viral. En décembre 2019, Zoom avait 10 millions d’usagers quotidiens. Ils étaient 300 millions en avril 2020, pour le travail, les cours, les contacts et même les rencontres. L’ère de Zoom était lancée.
L’engouement pour les visioréunions a créé un nouvel univers, et institué simultanément des règles d’étiquette autour de Zoom et autres plateformes de visioconférences, selon Karen Donaldson, auteure et professeure en étiquette, communication et langage corporel. La confusion de départ s’est accompagnée d’une forte volonté d’apprendre. Ainsi, un an plus tard, des directives claires sont apparues autour du comportement en rencontres virtuelles.
Tout commence par un apprentissage de ce mode de communication. «En ces temps imprévisibles, il importe de connaître les tenants et aboutissants des appels vidéo, souligne-t-elle. C’est une nouvelle façon de communiquer; alors, prenez le temps de bien en comprendre la pratique et la technique.» En effet, une multitude de problèmes peuvent survenir durant une visioconférence. Une fois que nous sommes réunis, voici les règles d’étiquette pour Zoom.
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La visio quand il le faut
L’utilisation de plateformes comme Zoom n’est pas obligatoire. «Tous les contacts ont soudainement pris la forme d’appels vidéo, qui auraient parfois gagné à être faits au téléphone pour la simplicité, l’efficacité et la rapidité», souligne Lew Bayer, PDG de Civility Experts. À moins d’avoir absolument besoin de voir vos interlocuteurs, épargnez-vous ce stress supplémentaire.
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La bonne sélection des participants
On peut avoir envie d’inviter tout le monde à sa visioconférence, l’espace y étant illimité. Mais attention. «Comme dans votre bureau, n’invitez pas les gens par simple politesse», précise Lew Bayer. Si l’individu n’est pas directement concerné par l’objet ou le contenu de l’appel, évitez de l’inviter ou de l’inciter à y participer.
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Le contact visuel avec l’objectif, pas avec la personne
Quelle est l’erreur fondamentale durant les appels sur Zoom? C’est de fixer la boîte vidéo de son interlocuteur, ou de suivre sa propre vignette. La façon la plus élégante, curieusement, est de fixer directement l’objectif. «Cela peut décontenancer, au départ, mais sachez que votre interlocuteur aura l’impression que vous le regardez», souligne Annette Y. Harris, experte en étiquette, coach exécutif et présidente fondatrice de ShowUp. «Cette attention importe en particulier durant les rencontres d’affaires sur Zoom, où le langage non verbal a autant, sinon plus de poids que les propos.»
Le pyjama totalement exclu
Bien se vêtir pour l’occasion soulignera votre professionnalisme et votre élégance, en plus de vous aider à trouver le bon espace mental, précise Lew Bayer. Donc, n’imaginez pas qu’il suffit d’enfiler un joli pull sur votre pantalon de pyjama. S’il s’agit d’une réunion d’affaires sur Zoom, habillez-vous comme au bureau. Pour un cinq à sept, portez une jolie chemise et un jean. Et mettez un ensemble pour une réunion scolaire.
Assurez-vous de connaître les règles à suivre pour bien travailler depuis la maison.
La bonne maîtrise du son
«Le manque de maîtrise du son est l’indice certain de votre méconnaissance de Zoom», explique Annette Harris. La courtoisie sur Zoom consiste à couper le son jusqu’à votre intervention. Vous bloquez ainsi les bruits de fond, les alertes électroniques et autres bruits incongrus, comme mâcher de la gomme ou boire de l’eau. Assurez-vous de garder l’œil sur le bouton muet/réactiver pour ne pas oublier de rétablir le son lorsque vous prenez la parole. Une expression courante du moment: «On ne t’entend pas, active le son!»
Un fond virtuel en arrière-plan
Les gens sont souvent distraits durant les visioconférences, et pourraient être gênés par votre pile de linge sale ou votre imposante verrerie. Il est entendu que vous pouvez nettoyer et ranger les lieux pour les rendre moins insolites. Mais le moyen le plus simple est de choisir un fond virtuel de Zoom qui va masquer tout votre décor, conseille Lew Bayer.
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La caméra ouverte
Un appel Zoom avec une caméra fermée équivaut à un appel téléphonique au son médiocre. Le but d’un appel vidéo étant de voir l’interlocuteur, une caméra fermée passera pour un geste déplacé, prévient Annette Harris. «On tiendra pour acquis que vous n’êtes pas présentable, ou que vous prévoyez exécuter d’autres tâches durant la rencontre», souligne-t-elle.
Les deux temps du démarrage
Lorsque vous organisez une rencontre Zoom, il est poli de prévoir deux différentes heures d’accès, directe et progressive, et d’ouvrir tôt la salle de réunion virtuelle, conseille Karen Donaldson. Une connexion qui précède de 5 à 10 min l’heure directe permettra aux participants de s’ajuster à toute exigence technique imprévue. (À titre de participant, joignez-vous à l’avance, même si ce n’est pas requis.) Puis, comme dans la vie courante, respectez avec courtoisie l’heure donnée pour que la réunion se déroule suivant l’horaire établi.
N’hésitez pas à suivre ces conseils pour mieux vous organiser au quotidien.
La technologie en pratique
«De nos jours, il est dur d’imaginer que vous ne maîtrisiez pas encore les plateformes telles que Zoom», souligne Lew Bayer. Il est déplacé et insultant de faire ses débuts en direct pendant un appel. Si vous doutez de vos connaissances, familiarisez-vous d’abord avec cette technologie. Regardez YouTube, ou faites un essai gratuit sur Zoom pour pratiquer votre mode d’intervention durant la réunion, votre partage d’écran, la coupure du son et autres fonctions courantes. Et sachez que Zoom sera encore là pour longtemps.
Les grimaces exclues en tout temps
«N’oubliez jamais qu’on vous voit constamment, indépendamment de qui est l’orateur en avant-plan», rappelle Karen Donaldson. Évitez les bévues suivantes: lever les yeux au ciel, hocher agressivement la tête, avoir l’air ennuyé, se gratter les dents ou le nez, ou mâcher de la gomme. «C’est loin d’être évident, mais cela arrive couramment», ajoute-t-elle.
Assurez-vous d’éviter d’avoir l’une de ces mauvaises habitudes lors d’une conversation.
Les signes tangibles de participation
Au cours des rencontres en personne, il est facile de détecter le niveau de concentration et d’intérêt des autres. Avec les plateformes digitales comme Zoom, un effort supplémentaire est requis pour démontrer son intérêt à son patron, prouver son attention à sa famille ou affirmer qu’on est de la partie à ses amis.
Cela peut exiger de garder la caméra ouverte en tout temps, de lever la main, de texter, d’utiliser des sondages ou tout autre moyen convaincant, ajoute Lew Bayer. Un simple hochement de la tête ou un chuchotement ne seront pas suffisants sur Zoom.
Les gros mots bannis
On peut se sentir à l’aise sur Zoom, mais il n’est pas question de se comporter de façon cavalière, explique Lew Bayer. Les limites qui existent lorsque vous rencontrez quelqu’un en personne s’appliquent également quand vous êtes en ligne. Les normes peuvent varier selon le type de rencontre, mais le principe de base est toujours la courtoisie, le remerciement poli et de ne jamais crier ou blasphémer.
En tout cas, ne commencez jamais une phrase avec l’une de ces 10 expressions!
Les autres ont le droit de s’exprimer
Être interrompu dans la vraie vie est frustrant. L’être sur Zoom est enrageant, car cela implique que l’autre personne s’approprie toute la conversation. «Si vous devez intervenir, ouvrez d’abord votre micro et parlez quand on vous le dira, précise Lew Bayer. «Levez la main ou présentez votre question ou votre commentaire par texto. N’ouvrez pas simplement votre micro pour essayer de parler plus fort que l’orateur.»
La courtoisie de se présenter
Dans les rencontres sur Zoom qui rassemblent de nombreux participants ou des gens que vous connaissez à peine, il est facile de ne plus savoir à qui on s’adresse. Prévenez cette confusion en vous identifiant avant de prendre la parole, précise Karen Donaldson. Un autre moyen consiste à s’assurer que le nom qui est à votre écran soit votre nom officiel plutôt qu’un pseudo ou le nom de famille de votre conjoint.
Dîtes-vous un «appel conférence»? Vous utilisez surement au moins l’un de ces anglicismes courants qu’il vaut mieux éviter.
