20 astuces sur la gestion du temps pour prendre sa journée en main
Mis à jour: Juil. 17, 2023
Parfois, on a l’impression qu’il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans une journée. Mais plutôt que de stresser sur le manque de temps, profitez au maximum de celui dont vous disposez grâce à ces conseils sur la gestion du temps.
Tirer le meilleur parti de son temps
Il peut être difficile d’être heureux quand on se sent toujours débordé par un surcroît de travail. Si votre liste de tâches ne cesse de s’allonger, ce n’est pas toujours par manque d’heures dans une journée. En maitrisant bien la gestion du temps, vous pourrez cocher encore plus d’éléments sur votre liste de choses à faire. La première étape pour établir vos priorités est de vous concentrer sur vos objectifs et de vous assurer de faire vos tâches non négociables. Ceci vous aidera à aborder avec plus d’efficacité votre liste, et à tirer le meilleur parti de votre journée.
Voici des conseils très pratiques pour mieux gérer votre temps et vous aider à accomplir toutes vos tâches.
Qu’est-ce que la gestion du temps?
La gestion du temps est la façon d’employer les heures de la journée de façon efficace pour atteindre vos objectifs. C’est un atout important pour éviter de se sentir débordé par une liste de tâches qui ne cesse de s’allonger, à la maison comme au travail. Savoir gérer votre temps permet de réduire les heures perdues par procrastination, par accumulation de tâches simultanées ou par manque de concentration.
Il est impossible d’être constamment en action, et il est essentiel d’avoir du temps de repos, plutôt que de chercher à être productif sans jamais prendre de pause. Mais pourquoi est-il si important de savoir gérer son temps? Une bonne gestion du temps permet de distinguer celui qui est destiné au travail de celui qui est consacré au repos. Sans une stratégie de gestion du temps harmonieuse, cet équilibre peut se fissurer et vous faire travailler plus longtemps que nécessaire, ou trop vous reposer et rater ainsi vos objectifs. En fait, la gestion du temps repose sur l’équilibre.
1. Utiliser des languettes adhésives (post-it) pour définir ses tâches
Avant de commencer votre journée, il est important de définir tout ce que vous espérez accomplir. Un très bon moyen est d’identifier visuellement toutes vos tâches avec des Post-its. «J’organise les éléments en fonction de leur priorité ou leur délai d’exécution, en rajoutant d’autres missions à la liste que j’aimerais accomplir durant la journée», précise Deborah Sweeney, PDG de MyCorporation à Reader’s Digest. Après la réalisation de chaque tâche, elle biffe le post-it correspondant.
«Le geste concret de mettre une croix sur le Post-it me donne un fort sentiment d’accomplissement, et me pousse à me consacrer à des tâches supplémentaires au fil de la semaine.» Coller des Post-its au-dessus de son bureau est un moyen habile de s’organiser et de se tenir en alerte, tout en se concentrant sur une tâche.
Cependant, il faut aussi savoir comment arrêter de procrastiner.
2. Se lever tous les jours à la même heure
Un horaire de sommeil régulier a un effet vraiment positif sur la productivité. «Je me fais un devoir de me réveiller tous les matins à la même heure, et ainsi je respecte mon horaire. Ceci est également vrai pour les fins de semaine et les vacances!», précise Kristin Marquet, PDG de FemFounder à Reader’s Digest.
Comme on le sait, il est important d’avoir de sept à neuf heures de sommeil pour renforcer nos fonctions cognitives, mais bien des gens ignorent que ces heures doivent être les mêmes chaque nuit. Les experts ont découvert que des habitudes de sommeil irrégulières pouvaient perturber les rythmes circadiens du corps, ce qui empêche le bon fonctionnement simultané des processus biologiques. Et ceci peut nuire aux capacités cognitives, à la productivité et à la santé. En adoptant une heure de réveil régulière, «je peux avoir les idées claires, respecter mes délais et être plus efficace en général.»
En bref: s’engager à suivre un cycle de sommeil précis optimise la productivité et la gestion du temps. Et une cure de désintoxication numérique supprimant les écrans avant le coucher agit aussi positivement sur la qualité de votre sommeil.
Découvrez nos trucs pour devenir un lève-tôt.
3. Définir un objectif à chaque réunion
Si vous dirigez une réunion, assurez-vous de définir un objectif avant de commencer, et de faire part à votre équipe des résultats que vous escomptez. On peut facilement perdre du temps durant une réunion lorsque les buts établis n’ont pas été divulgués. Cette démarche peut aussi accélérer vos réunions, et permettre à tous un retour au travail plus rapide.
Vous êtes stressé de parler devant un groupe? Essayez nos 50 meilleurs trucs pour la gestion du stress et de l’anxiété.
4. Prévenir le multitâche
Avec un emploi du temps serré, il peut être tentant d’ouvrir plusieurs onglets à la fois sur votre ordinateur, et de passer d’une tâche à l’autre. Cependant, bien que la gestion de plusieurs projets à la fois puisse sembler avoir un effet positif sur la gestion de votre temps, c’est en fait le contraire qui se produit. Selon les chercheurs de l’université Stanford, le multitâche réduit la capacité d’attention, incite aux distractions et augmente le temps d’exécution.
Kristin Marquet, qui peut être une PDG débordée, a tenté d’améliorer sa gestion du temps avec le fonctionnement multitâche, ce qui s’est avéré «totalement inefficace». Maintenant, au lieu de répondre directement à chaque courriel et de gérer plusieurs projets à la fois: «Je me concentre à fond sur une seule chose, et deviens monotâche». En se concentrant sur une mission à la fois, elle gère mieux son temps, coche rapidement les activités à son agenda et produit un travail minutieux et professionnel.
5. Activer le paramètre «ne pas déranger»
De nombreuses entreprises utilisent des applications de messagerie comme Microsoft Teams ou Slack, pour communiquer rapidement entre elles. Cela peut être pratique, mais aussi très distrayant lorsque 10 avis arrivent aux 30 secondes au milieu d’une réunion d’équipe.
Si une tâche importante vous monopolise, choisissez le paramètre «ne pas déranger», et laissez un message comme quoi vous n’êtes pas disponible pour le moment, pour ne pas vexer les gens lorsque vous ne répondez pas sur-le-champ. Réglez aussi «ne pas déranger» sur votre cellulaire, pour faire taire les notifications récurrentes et irritantes.
Envie de vous détendre une fois les tâches accomplies? Lisez nos blagues sur le monde du travail qui vous ferons rire à coup sûr.
6. Noter la durée de chaque tâche
Faire le suivi de la durée de vos tâches peut sembler un conseil évident de gestion du temps. Mais s’il vous est arrivé de sous-estimer la quantité de travail accompli en une journée, une semaine ou même un mois, il est probable que vous ignoriez le temps qu’exigeait chaque tâche.
John Breeze, fondateur et PDG de Happysleepyhead, recommande de «noter l’heure du début et de fin de l’exécution, pour établir votre rythme de travail.» Après une semaine de suivi de tâches diverses, vous pourrez estimer plus facilement le temps que prendront vos futurs mandats.
De plus, cette astuce peut vous aider à savoir exactement où vous perdez du temps, afin d’améliorer vos méthodes de travail et d’optimiser votre rendement, précise-t-il. Par exemple, si la rédaction de vos messages est ardue, faites appel à la révision électronique pour accélérer le processus.
Jetez un oeil à d’autres secrets pour une meilleure gestion du temps.
7. Prévoir des pauses tout au long de la journée
Le meilleur conseil de gestion du temps ne changera pas le fait que le cerveau humain ne peut se concentrer pleinement que 90 à 120 minutes à la fois entre chaque pause. Prévoyez des moments d’arrêt tout au long de la journée entre les tâches. Cela vous aidera à en faire plus à long terme.
Prenez le temps de remplir votre bouteille d’eau, de dîner ou simplement de vous éloigner de votre bureau pendant quelques minutes. Laissez votre cerveau se détacher de sa dernière mission, pour mieux le préparer à la suivante. Quelques exemples de pauses quotidiennes agréables: une courte promenade, un étirement, une boisson chaude!
S’organiser au quotidien reste un défi de taille. Découvrez nos conseils pour mieux s’organiser au quotidien.
8. Attribuer des thèmes à chaque jour de la semaine
Si votre métier vous oblige à travailler dans plusieurs divisions, ou à contribuer à de nombreuses opérations, le changement de rythme peut s’avérer particulièrement chronophage. Il est dur de sauter d’une mission à l’autre, et d’une approche marketing à une de vente, puis revenir péniblement au marketing.
Pour y faire face, Laura Hertz, PDG de Gifts for Good, conseille d’assigner un thème précis à chaque jour de la semaine. «Le regroupement de diverses tâches similaires permet d’être beaucoup plus efficace, et cela instaure un rythme d’attention et de concentration.»
De plus, cette astuce de gestion du temps élimine complètement les longs moments d’adaptation requis entre les différents services et activités de la compagnie. Les lundis peuvent être consacrés au marketing, les mardis aux tâches administratives, les mercredis aux réunions, etc.» Assigner un thème à la journée est un moyen rapide, facile et structuré d’améliorer votre gestion du temps et votre rendement.
Équilibre travail-vie personnelle: qu’est-ce qui fait vraiment notre bonheur?
9. Ne pas renvoyer le même courriel
Si votre travail exige beaucoup de communication, vous passez probablement beaucoup de temps à écrire des courriels redondants. Une astuce simple pour écourter leur envoi et en gagner pour les tâches importantes est de standardiser votre processus de communication. En bref, ne perdez pas de temps à réécrire le même message.
«Si vous envoyez plusieurs fois le même courriel, enregistrez-le comme modèle. Ou conservez-le dans vos brouillons», conseille Hannah Attewell, coach de succès en affaires de Force of Nature Coach. Même si vos courriels diffèrent de format, vous pouvez gagner du temps en créant un modèle d’introduction que vous copiez et collez dans chaque courriel.
Bien que la personnalisation de vos courriels ait un impact favorable sur vos relations professionnelles, la création de modèles de messagerie améliorera considérablement vos techniques de gestion du temps. Apprenez aussi à bloquer les courriels pour éliminer les pourriels, et donner toute la place aux messages importants.
10. Organiser vos courriels
Vous pouvez gagner beaucoup de temps avec une boîte de réception organisée et épurée. Si vous recevez quotidiennement énormément de courriels, suivez ces conseils de Gmail pour qu’elle demeure bien rangée. Vous pouvez configurer des réponses prédéfinies, ranger automatiquement et à mesure les courriels dans des dossiers précis, et utiliser Smart Compose pour vous aider à taper plus vite.
11. Prioriser vos tâches
Beaucoup de gens peinent à distinguer les tâches urgentes de celles qui sont importantes ou standards. Même s’ils se rendent compte que certains projets priment sur d’autres, leur tendance à procrastiner les retarde souvent dans le démarrage de leurs projets les plus importants. Voici un des conseils de gestion du temps des plus fondamentaux: il faut établir des priorités.
Laisser traîner des missions importantes dans votre échéancier comporte des risques, selon Jason Patel, ancien ambassadeur de l’Université Gorge Washington, et fondateur de Transizion. «On remplit plus facilement un réservoir en commençant par des gros cailloux, suivis des plus petits, que l’inverse. C’est la même chose pour votre temps. Il faut donner la priorité et consacrer tous vos efforts aux projets plus significatifs.»
Mais comment identifier ceux qui priment sur tous les autres? «Tout dépend des objectifs, de la croissance et des valeurs de votre entreprise.» Si un projet particulier semble très porteur pour le succès de votre compagnie, faites-en votre priorité. Si ce n’est pas le cas, gardez-le pour plus tard.
12. Apprendre à dire non
Votre temps est tout aussi précieux que celui des autres. Si on vous suggère un projet qui ne s’inscrit pas dans vos objectifs, répondez poliment que vous êtes débordé, et que vous devez vous consacrer à d’autres gros projets. Ou gagnez un peu de temps avant de répondre, et expliquez que vous devez consulter votre agenda. Ainsi, vous pourrez vérifier si un nouveau projet peut s’inscrire dans votre horaire du jour ou de la semaine. Découvrez aussi de multiple façons d’arrêter de se sentir coupable tout le temps.
13. Planifier la veille
Tous les matins une pile impressionnante de tâches vous attend au travail, et vous ne savez pas par où commencer. Durant ces heures assommantes, vous étudiez soigneusement chaque tâche, et gaspillez cette partie du jour à définir votre horaire.
Même si le fait de vous organiser peut sembler rentable, cela prend en réalité énormément de temps qui est improductif. Romy Taormina, fondatrice et PDG de Psy Health Solutions, conseille plutôt de planifier sa journée la veille. «Établir d’avance la logistique et les priorités permettra de réduire les changements de dernière minute, la précipitation et la frustration, et augmentera la probabilité d’exécuter le plus urgent, ce qui vous fera commencer la journée sur une note positive et productive.»
De plus, la planification de votre emploi du temps durant l’après-midi, lorsque votre cerveau est en pleine action, réclame beaucoup moins de temps que le matin, lorsqu’il est encore endormi. Émerger de son lit pour trouver vos vêtements prêts et vos repas préparés vous permet de démarrer votre travail sans attendre, ce qui est extrêmement gratifiant.
Trouver des excuses est un art: il y a l’excuse banale «Le chien a déchiré mon devoir!» ou des mensonges inspirés qui laissent abasourdi… ou mort de rire!
14. Rentabiliser les déplacements
Que vous marchiez, conduisiez ou preniez le train pour vous rendre au travail, il s’agit pour beaucoup d’entre nous de temps littéralement gaspillé. Plutôt que d’écouter de la musique et de regarder sans réfléchir par la fenêtre, «rentabilisez votre temps de déplacement professionnel avec des tâches qui s’accomplissent sans danger, comme des échanges téléphoniques ou l’écoute d’un podcast instructif», précise Lindsay Junk, présidente de YogaSix.
Même si vous n’apportez jamais de travail chez vous, vous pouvez capitaliser sur cette partie ennuyeuse, mais incontournable de votre journée. De plus, participer à de brèves conférences téléphoniques ou obtenir des informations rentables pendant le trajet peut favoriser vos relations professionnelles avec des collègues ou des clients, vous aider à respecter les délais et même à quitter le bureau à une heure raisonnable. Vive le temps personnel!
15. Garder les cellulaires hors de la chambre à coucher
Lorsque vous dormez, votre cerveau travaille à organiser vos souvenirs et vos pensées, alors que votre corps se trouve dans un état de relaxation complet. Au réveil, cette combinaison donne lieu à un moment créatif unique, qui est particulièrement profitable pour toute solution novatrice ou idée constructive. Mais l’ajout d’un cellulaire à cette équation agit comme un frein à ce flux créatif.
«Il n’y a rien sur Internet qui ne puisse attendre 20 minutes, lorsque vous êtes en pleine pratique de respiration consciente et de pensées reconnaissantes», écrit Samantha Bennett dans Start Right Where You Are. Faites-vous réveiller par un réveille-matin (un vrai!), et si vous avez peur de rater des appels urgents, laissez votre celulaire près de la porte, à portée de l’oreille, mais pas de la main.
La dépendance au cellulaire est de plus en plus répandue. Savez-vous comment apprendre à raccrocher?
16. Commencer par le travail le plus important
Dès votre arrivée au bureau, traitez l’essentiel en premier, soit les démarches créatives et stratégiques que vous seul pouvez accomplir. En débutant par vos courriels ou vos réseaux sociaux, vous sacrifierez la moitié de votre matinée. «Sans vous en rendre compte, deux heures seront passées sans avoir abordé un quelconque dossier important, et le reste de la journée sera accaparé par les réunions et les appels», écrit Samantha Bennett.
Donnez-vous plutôt deux minutes chrono pour consulter votre boîte de réception pour toute urgence. S’il n’en est rien, passez directement à votre travail prioritaire, pour obtenir une matinée plus productive menant à une journée fructueuse.
Certaines personnes ignorent la ponctualité… Lisez la petite histoire drôle tirée de “Are You Kidding Me?!” de Lesley Crewe.
17. Rédiger des réponses rapides, mais différées
C’est bien d’être un communicateur fiable, vous vous ne devez pas laisser tout tomber pour répondre à chaque demande, ce qui vous oblige à vous adapter aux horaires des autres et vous déconcentre, en plus de vous faire perdre le temps de réflexion essentiel pour votre réponse. Samantha Bennett se donne 24 heures avant de réagir à tout courriel, appel ou message.
«Cela me donne le temps de trier les requêtes, de les évaluer et de donner une réponse concise.» Si votre réponse est négative, inutile de donner une longue explication, mais remerciez la personne d’avoir pensé à vous.
Il n’y a pas de formule secrète pour écrire une note de remerciement, mais nos conseils vous aideront à démarrer. Découvrez l’art de rédiger une lettre de remerciement.
18. Tout inscrire dans l’agenda
Votre emploi du temps ne doit pas se limiter aux réunions et échéanciers majeurs. Il doit aussi comprendre chaque petit événement, du nettoyage du bureau à la promenade de l’après-midi. «Les gens me disent fréquemment qu’ils voudraient écrire un livre, mais qu’ils ne trouvent pas le temps. Ils l’ont! Mais ils font autre chose», raconte Samantha Bennett.
Si vous n’inscrivez pas vos activités non essentielles, elles risquent d’être remplacées par d’autres tâches. En plus de ces astuces profitables, qui vous aideront à mettre fin à votre procrastination, apprenez à gérer votre temps avec l’aide d’un agenda. Vous augmenterez vos chances de réaliser tout ce que vous aviez planifié.
19. Être proactif dans la consommation d’informations
Il faut se garder du temps pour suivre l’actualité, mais éviter de se laisser entraîner dans le cycle des nouvelles en continu. Lisez votre journal le matin, plutôt que de laisser défiler Twitter toute la journée pour savoir ce qu’il se passe. Et rappelez-vous que l’information fait partie du divertissement, qui vise à stimuler vos émotions et à capter votre attention.
«En laissant les autres, et en particulier l’industrie du divertissement, vous influencer dans votre perspective, ou définir pour vous ce qui est important, vous renoncez à votre liberté d’opinion», explique Samantha Bennett. Il faut regarder et lire attentivement les informations en vous questionnant sur leur influence sur vous.
20. Découvrir les nouveaux médias
«Sortez de l’ornière! Lorsque vous répétez, regardez ou écoutez les mêmes choses tous les jours, le temps va vous filer entre vos doigts», prévient Samantha Bennet. Plutôt que de revenir aux mêmes médias, adoptez l’une des habitudes quotidiennes des gens naturellement productifs, en recherchant de nouveaux médias sur Internet pour vous renseigner et vous divertir.
Les podcasts, les jeux, la méditation, l’artisanat ou l’art sont d’autres moyens pour ne pas vous restreindre aux seuls médias grand public. De nouveaux souvenirs et de nouvelles sources d’information enrichiront votre quotidien. Psst! Imprimez nos grilles de mots cachés maison pour vous amuser!
Inscrivez-vous à l’infolettre de Sélection du Reader’s Digest. Et suivez-nous sur Facebook et Instagram!
