Organisation: 11 compétences qui favorisent une promotion
Mis à jour: Déc. 08, 2020
Les piles de dossiers qui s’accumulent sur votre bureau ne transmettent pas l’image d’un grand professionnalisme. Un bureau chaotique et des notes collées partout sur l’écran de votre ordinateur ne sont pas exactement une incitation à la promotion! Si vous êtes embarrassé chaque fois que votre patron passe dans votre bureau, voici quelques techniques d’organisation simples pour vous faire remarquer au travail – pour les bonnes raisons.
Ne gardez que ce dont vous avez besoin
L’une des capacités d’organisation les plus élémentaires est de ne garder sous la main que ce dont on a le plus souvent besoin. Une chose que vous utilisez tous les jours doit être plus près de vous qu’une autre que vous utilisez moins fréquemment. Idéalement, lorsque vous êtes assis à votre bureau, vous devez pouvoir saisir les choses dont vous avez besoin pour accomplir telle ou telle tâche sans sortir de votre fauteuil. En passant, vérifiez l’ergonomie de votre bureau: cela vous aidera à être plus productif. Comment organiser votre bureau? En ayant à portée de main tout ce dont vous avez besoin de telle sorte que vous pouvez facilement remettre les choses en place lorsque vous avez terminé de les utiliser – encore une fois, sans vous lever. Vous manquez d’espace de rangement près du bureau? Un chariot roulant peut être très utile – roulez le chariot jusqu’à votre bureau pendant que vous travaillez, puis rangez-le lorsque vous avez terminé.
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Étiquetez tout
L’étiquetage est l’une de ces compétences organisationnelles clés qui peut vous aider à garder votre bureau en ordre. Si vous essayez de trouver le moyen de vous organiser, commencez par l’étiquetage. Votre espace sera plus professionnel et il sera très simple de trouver ce dont vous avez besoin et de le remettre en place une fois que vous en avez terminé. Il y a une astuce pour étiqueter les choses: la précision! Votre étiquette devrait indiquer exactement ce dont il s’agit. Évitez à tout prix les mots comme «divers», «cette semaine» ou «fournitures supplémentaires». Utilisez le nom du projet et accordez-lui une date d’échéance pour vous aider à faire un suivi sur les demandes.
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Mettez le rangement à l’ordre du jour
Les tâches telles que le nettoyage, le désengorgement et l’organisation sont souvent mises de côté parce que vous êtes trop occupées à essayer de terminer votre journée de travail. En réalité, un bureau plus propre et sans encombrement facilite votre travail. Prenez quelques minutes chaque jour pour mettre de l’ordre afin d’éviter que les choses ne s’empilent. Faites disparaître de votre bureau les accessoires inutiles, les souvenirs personnels, les amas de fouillis et les fournitures de bureau inutiles. Débarrassez-vous des fournitures de bureau que vous n’avez pas utilisées depuis un an. Faites don de tout ce qui est encore en bon état – mais qui veut une agrafeuse qui n’agrafe pas? Une fois mis à niveau votre équipement de bureau, laissez tomber les vieux trucs.
Retirez tous ces dispositifs qui attirent le fouillis
Les plateaux étagés, les corbeilles censées gérer le flux des choses faites et à faire, et même les chaises supplémentaires ne sont souvent que des dépotoirs où s’accumulent papiers, périodiques et déchets. Prenez un moment pour réorganiser ces endroits où le désordre s’accumule, puis mettez en place des stratégies de stockage spécifiques qui empêcheront les piles de s’élever vers le plafond.
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Coupez la route au fouillis
Cela va vous demander un moment de réflexion, mais il est important de chercher des moyens d’éviter tout encombrement futur. Annulez les abonnements inutiles aux catalogues et aux brochures de fournisseurs dont vous pouvez facilement commander les produits en ligne. Si vous n’avez pas besoin de la copie papier, ou si vous pouvez en obtenir une autre facilement, empêchez-la de parvenir jusqu’à votre bureau. Recyclez les copies en double des rapports, des notes sur papier, des procès-verbaux de réunions, des documents à distribuer et des brochures – et pensez-y toujours à deux fois avant d’appuyer sur «Imprimer». Demandez-vous si vous pouvez enregistrer les documents en format PDF dans un fichier clairement étiqueté sur votre ordinateur.
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Approvisionnez-vous intelligemment
Résistez à l’envie de remplir vos tiroirs de fournitures de bureau – personne n’a besoin d’un paquet de six rouleaux de ruban adhésif. Déballez la boîte de fournitures en vrac, prenez-en une pour votre tiroir et remettez le reste dans le placard de rangement. Si vous craignez d’en manquer, installez votre propre boîte d’alimentation et réapprovisionnez-la ou réorganisez-la au besoin. Vos tiroirs de bureau et votre espace seront ainsi bien rangés et vous serez correctement approvisionné.
Ne laissez pas s’accumuler les petites tâches
N’attendez pas pour faire le suivi d’une tâche simple si cela ne vous prend qu’un moment. Reclassez par exemple un dossier dès que vous avez fini de l’utiliser au lieu de le poser pour l’archiver plus tard. Et gardez votre boîte de réception au plus bas en lisant les courriels et en prenant un petit moment pour répondre. C’est l’une des compétences organisationnelles les plus importantes: réglez les petites tâches sans attendre.
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Attention aux notes adhésives
Une autre grande habileté organisationnelle consiste à prendre des notes et à écrire des rappels dans un carnet à spirale. Vous pouvez éradiquer les notes adhésives et les bouts de papier couverts de numéros de téléphone, de rendez-vous et de notes de réunion griffonnées qui traînent partout. Conservez un registre pour les notes, appels téléphoniques, conversations, tâches à faire et plus encore, cela vous permettra de garder votre bureau vide de tout encombrement et l’esprit libre.
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Mettez la technologie à contribution
Prenez une photo avec votre téléphone intelligent afin de vous souvenir de choses importantes – l’endroit où les cordons sont branchés lors de la reconfiguration des composants électroniques, par exemple. Un simple clic sur la configuration de câbles correctement branchés vous permettra de la reproduire quand vous voulez et en toutes circonstances. Au lieu de vous battre pour essayer toutes les combinaisons possibles, vous serez celui ou celle que les autres appellent à l’aide. Un très bon point si cela vous sert à sauver la réunion de votre patron!
Utilisez cette même technique pour garder à portée de main certaines informations – le type de cartouche d’encre de votre imprimante, le modèle et le format de telle pile, et même la manière de placer du papier dans le tiroir de l’imprimante pour faire des copies recto verso. Il vous suffira de jeter un coup d’œil à votre téléphone lorsque vous aurez besoin de ce type d’info.
Une fin de journée rapide et sans bavure
L’une des meilleures façons de garder votre bureau bien en ordre est de passer dix minutes à classer et à organiser les dossiers à la fin de la journée. Prenez le temps de ranger les choses que vous avez utilisées avant de quitter votre bureau le soir. Cette capacité d’organisation vous aidera à commencer la journée du lendemain sur un bureau propre tout en vous assurant de ne rien négliger.
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Pour des lendemains qui chantent
Terminez votre journée en préparant celle du lendemain: jetez un coup d’œil à votre calendrier et dressez une liste des choses à faire aussitôt en arrivant. Sortez tous les documents dont vous aurez besoin pour le jour ouvrable suivant, comme un fichier client ou un dossier d’information. Cela vous permettra de démarrer votre journée en force.
Maintenant que vous savez comment vous organiser et le rester, essayez d’améliorer vos nouvelles compétences lors de votre prochaine évaluation de rendement – faites observer à votre gestionnaire en quoi vos talents d’organisation ont fait de vous une personne plus efficace. Cela l’aidera à justifier une augmentation ou une promotion.
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